Tối ưu hóa hệ thống tổng đài VOIP những điều bạn cần biết và không nên bỏ qua khi sử dụng chúng. Để Áp dụng các mẹo tối ưu hóa tổng đài Voice IP sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng hết mọi tính năng của hệ thống, từ đó thu được hiệu quả kinh doanh tốt nhất. Nếu được sử dụng tốt, tổng đài VoIP sẽ mang đến những lợi ích không ngờ. Vì thế nên bạn đừng bỏ qua những mẹo tối ưu hóa tổng đài VoIP.
Các doanh nghiệp thường không tối ưu hóa hệ thống điện thoại của mình để thu được tất cả các lợi ích. Điều này có thể là do thiếu thời gian hoặc đào tạo, hoặc một trình cài đặt VoIP không tốt, người không giải thích đầy đủ cách hoạt động của hệ thống. Sau hơn 12 năm hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh, chúng tôi biết cách bạn có thể nhận được lợi tức đầu tư lớn nhất khi nói đến VoIP.

Để biết rõ “bí kíp” tối ưu hóa tổng đài VoIP vào hệ thống điện thoại văn phòng bạn. Dưới đây là năm mẹo đã được kiểm tra theo thời gian để giúp bạn khai thác tối đa hệ thống điện thoại của mình
5 mẹo tối ưu hóa tổng đài VOIP những điều bạn cần biết không nên bỏ qua
1. Đào tạo nhân sự
- Một hệ thống thông tin liên lạc công nghệ cao, tiên tiến, hiện đại sẽ giúp ích không nhỏ cho doanh nghiệp bạn trong việc đào tạo nhân sự. Với chức năng tối ưu hóa tổng đài VoIP tuyệt vời này, doanh nghiệp có thể chia sẻ và lưu trữ các thông tin quan trọng mà không cần sử dụng email.
- Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tận dụng được hệ thống mà còn giúp hạn chế tình trạng giảm năng suất do sử dụng một hệ thống bên ngoài, đồng thời nâng cao tính bảo mật và phòng ngừa tình trạng tình lộ thông tin qua email.
- Ngoài ra, hầu hết các hệ thống VoIP đều tích hợp tính năng chia sẻ tệp, hội nghị video, máy tính để bàn từ xa,… vừa hỗ trợ tối đa cho việc đào tạo nhân sự, vừa giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn và khai thác được những chức năng mà VoIP mang lại.

2. Tận dụng điện thoại di động
- Có khi nào bạn gặp phải tình trạng văn phòng cúp điện đột ngột hay hệ thống điện thoại bỗng ngừng hoạt động. Thời gian chết đó đủ để làm mất đi lòng tin khách hàng cũng như không nhỏ chi phí kinh doanh văn phòng.
- Trong khi đó, hệ thống VoIP với chức năng tích hợp với các thiết bị di động. Do đó, trong trường hợp hệ thống thông tin văn phòng không hoạt động, người dùng có thể sử dụng điện thoại di động đã liên kết với VoIP và hiển thị bằng số điện thoại công ty. Ngoài ra, trong trường hợp khẩn cấp, nhân viên cũng có thể sử dụng số điện thoại văn phòng khi đang ở nhà hay đi du lịch bên ngoài.

3. Không còn lo lắng về việc mở rộng quy mô
- Doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển, đồng nghĩa với việc số lượng nhân viên của bạn cũng nhiều hơn và có thể phục vụ khách hàng của mình tốt hơn. Tuy nhiên, sự tăng trưởng chỉ có thể xảy ra nếu nhân viên mới của bạn có hiệu suất làm việc hợp lý và kế hoạch làm việc hiệu quả. Và việc tối ưu hóa tổng đài VoIP sẽ góp phần không nhỏ đối với sự phát triển của nhân viên và toàn công ty.
- Lí do là VoIP không chỉ đơn giản là một hệ thống tổng đài điện thoại. Nó có thể hoạt động như một phần của hệ thống truyền thông tích hợp đầy đủ giúp nâng cao năng suất kinh doanh, từ đó hỗ trợ rất lớn trong việc đào tạo nhân viên và nâng cao sự phát triển của doanh nghiệp.

4. Hệ thống hóa các tệp lưu trữ
- Nếu muốn tận dụng tối đa các chức năng của hệ thống điện thoại văn phòng, bạn cũng nên hệ thống hóa các tệp lưu trữ dựa trên đám mây đi kèm. Để phát huy tối đa lợi ích, doanh nghiệp cần trang bị một bộ quy tắc cho nhân viên khi cần đến cũng như đảm bảo rằng tất cả mọi người sử dụng cùng một quy trình đặt tên, bao gồm ngày, tên tệp và ứng dụng khách mà nó liên quan đến.
- Việc thiết lập một hệ thống thư mục có tổ chức sẽ có tác dụng hỗ trợ lớn trong việc lưu trữ các thông tin quan trọng.

5. Tùy chỉnh lời chào khách hàng
- Khi khách hàng gọi đến doanh nghiệp, họ luôn muốn được chào đón bằng một giọng nói trấn an chuyên nghiệp từ người thật, chứ không nhất thiết phải là robot tự động mà nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay.
- Do đó, khi thiết lập hệ thống điện thoại văn phòng, doanh nghiệp cần đảm bảo tùy chỉnh cho lời chào ban đầu. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng lấy được thiện cảm ban đầu từ khách hàng hơn.

Tạm kết
- Tối ưu hóa tổng đài VOIP luôn là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, dù có quy mô lớn nhỏ ra sao. Không thể phủ nhận rằng, bên cạnh việc chọn đúng hệ thống VOIP, sự đầu tư thời gian và công sức để phát huy hết ưu điểm của hệ thống sẽ mang lại cho bạn những lợi ích không nhỏ.
- Đừng bao giờ cho rằng việc tối ưu hóa tổng đài VoIP là điều không cần thiết. Sau khi đầu tư thời gian và công sức vào việc chọn đúng hệ thống và cài đặt, nếu có một kế hoạch hữu ích, bạn sẽ nhận được những lợi ích không nhỏ từ khoản đầu tư đó mang lại. Chúc bạn thành công trong việc tối ưu hóa tổng đài VoIP của mình khi ứng dụng những mẹo trên nhé!

Mọi thông tin chi tiết Tổng đài xin liên hệ
CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LIÊN KẾT TOÀN CẦU - GTC
Địa chỉ: Số 49 Trung Kính - Cầu Giấy - Hà Nội
Điện thoại: 024 777 99 777
E- mail: contact@gtctelecom.vn
https://lapdattongdaidienthoai.com 

Tag: 5 mẹo tối ưu hóa tổng đài VOIP, Yealink UVC 40 camera hội nghị truyền hình,  Điện thoại IP Yealink T3 Series,  Zoom Cloud Meetings, Phần mềm họp hội nghị Zoom Pro,  Tổng đài 1900, tổng đài 1800, Tổng đài điện thoại, tổng đài nội bộ,